كيفية تسيير الإجتماعات
الإلمام بطرق التسيير وعملية تنشيط الحوار والنقاش لإتاحة الفرص لكل مشارك للإدلاء بأفكاره وأرائه في إطار منظم وديموقراطي للوصول إلى الغاية والهدف المحدد، مع الاعتماد على تقنية ومنهجية وتواصل مدروس.
.......
* يجب التمييز بين المداخلة والتدخل ونقطة نظام والتعقيب والتوضيح.
إن أي اجتماع يتكون من عدة أفراد قصد تدارس قضايا أو مشاكل مختلفة لابد أن يدخل في إطار تقنية ومنهجية تحدد طريقة التواصل والتخاطب بين الأفراد، لذا يجب الإلمام بطرق تسيير الاجتماعات والمعرفة لطرق وأساليب تنشيط عملية الحوا ر والنقاش حتى يستطيع كل مشارك الإدلاء بآرائه وأفكاره في إطار منظم وذلك للخروج في النهاية بالقرارات والمواقف المتفق عليها بالإجماع للوصول للغاية والهدف المعقود من أجل الاجتماع.
أنواع الاجتماعات:
هناك عدة أنواع من الاجتماعات ونذكر منها على سبيل المثال لا الحصر.
اجتماع إخباري: كتبليغ المعلومات والأخبار
اجتماع من أجل أخذ قرار في موضوع معين
اجتماع من أجل مناقشة موضوع ما
اجتماع من أجل مناقشة موضوع تخصصي
اجتماع استراتيجي...الخ
التهييء المسبق للاجتماع:
يجب اختيار الموضوع مع تحديد زمانه ومكانه
القيام بجرد أسماء المشاركين (أفراد، جمعيات و فرق...)
إرسال رسائل إلى المشاركين (عملية الإخبار المسبق)
الإعلام عن الاجتماع بوسائل الإعلام المتعددة (حسب الإمكانيات)
تهيئ جدول الاجتماع وأرضية النقاش
التهييئ المادي والمعنوي للاجتماع
الغاية من الاجتماع:
البرنامج: لماذا الاجتماع ؟ الطريقة:من الذي يجتمع ؟ الطريقة : كيف يتم الاجتماع ؟ البرنامج: يجب تحديد الهدف والمحتوى الجمهور: جمعية، عمال، طلبة، فرق... اللغة والمصطلحة المستعملة في النقاش
أثناء الاجتماع:
تسيير الاجتماع بشكل مضبوط وممنهج للوصول إلى الغاية أو الغايات المنشودة.
ما بعد الاجتماع:
قراءة التقرير النهائي
المصادقة عليه
شخصية المسير و دوره في الاجتماع:
أن تكون ملما بالموضوع
أنن يكون متزنا نزيها موضوعيا ومحايدا وديمقراطيا ومنشرحا، ذكيا، حازما ولبقا
يسهر على تسيير المناقشة
توزيع الكلمة
الحد من التطويل في التدخلات
الحد من عنصر المناقشة الثنائية
تنشيط النقاش وإعطاء خلاصة من حين لآخر لكل ما راج من أ فكار
التذكير بالوقت المحدد من حين لآخر
مسطرة النقاش داخل الاجتماع:
جرت العادة أن يتفق المتناظرون والمتدخلون في مناقشة ما على نوعية المسطرة التي سيتبعونها في مناقشتهم لتدخلاتهم ومنها:
المناقشة المفتوحة
التدخل باللائحة
التدخل بضبط الوقت
ملاحظة:
يجب التمييز بين المداخلة والتدخل ونقاط النظام والتعقيب والتوضيح
دور المقرر:
لابد من مراعاة شروط أساسية في هذا الأخير:
الموضوعية
المنطق
الكفاءة
الإلمام بالموضوع
تسجيل الأفكار المتفق عليها وصياغتها
أن يدون بكل صدق وأمانة ما راج في المناقشة
إعطاء خلاصة نهائية لموضوع المناقشة
